NVO finansinių ataskaitų auditas yra nepriklausomas patikrinimas, kuris atsako į praktinį klausimą: ar jūsų parengtos finansinės ataskaitos patikimai parodo organizacijos finansinę padėtį ir veiklos rezultatą. Svarbiausia, ką reikia žinoti iš karto: auditas ne visoms NVO yra privalomas, tačiau tam tikrais atvejais jis tampa teisine pareiga arba realiu finansuotojų reikalavimu.
Jeigu jūsų NVO gauna reikšmingą viešąjį finansavimą ar paramą, sparčiai auga, planuoja didesnius projektus arba nori sustiprinti pasitikėjimą, auditui verta ruoštis iš anksto. Pravartu remtis oficialiomis rekomendacijomis apie pelno nesiekiančių subjektų atskaitomybę, nes jos apima ne tik auditą, bet ir ataskaitų viešinimo bei pateikimo logiką.
Kada NVO auditas privalomas
Privalomo audito klausimas dažniausiai iškyla viešosioms įstaigoms, asociacijoms ir labdaros bei paramos fondams, kai organizacijos mastas arba finansavimo struktūra pasiekia nustatytas ribas. Vertinant privalomumą, svarbu atskirti du dalykus: teisės aktų kriterijus ir finansuotojų sutartines sąlygas. Net jei pagal kriterijus auditas neprivalomas, finansuotojas gali numatyti auditą, audito išvadą ar kitą užtikrinimo paslaugą kaip projekto sąlygą.
Pagrindiniai kriterijai, į kuriuos verta pasitikrinti
Praktikoje NVO dažniausiai aktualūs kriterijai yra susiję su turto verte, metinėmis pajamomis, darbuotojų skaičiumi ir gautu finansavimu ar parama. Oficialūs paaiškinimai ir ribos pateikiami išaiškinime dėl privalomo finansinių ataskaitų audito, todėl prieš priimant sprendimą verta remtis būtent tuo dokumentu, o ne nuogirdomis.
Dažniausiai NVO svarbu įsivertinti, ar ataskaitiniais metais neįvyksta bent vienas iš šių scenarijų: organizacija išauga iki didesnio dydžio, arba per metus gaunama ar panaudojama reikšminga paramos ir (ar) biudžeto lėšų suma. Kuo ankstesnis įsivertinimas, tuo mažiau streso metų pabaigoje, kai ataskaitos jau rengiamos, o auditoriai būna užimti.
- Patikrinkite, ar neviršijamos ribos pagal turtą, pajamas ir vidutinį darbuotojų skaičių.
- Įsivertinkite, ar per metus gautas finansavimas iš valstybės ar savivaldybės biudžetų ir (ar) gauta ar panaudota parama nepasiekia reikšmingos ribos.
- Jei finansiniai metai nesutampa su kalendoriniais, pasitikrinkite, kurių metų kriterijai taikomi konkrečiam laikotarpiui.
Ką tikrina auditorius ir kokią naudą tai duoda NVO
Auditorius vertina, ar finansinės ataskaitos parengtos pagal taikomus reikalavimus ir ar jose nėra reikšmingų iškraipymų. Paprastai tai apima pajamas ir sąnaudas, gautos paramos apskaitą, turto ir įsipareigojimų pagrįstumą, taip pat atskleidimus aiškinamajame rašte. Auditas nėra buhalterinės apskaitos tvarkymas už organizaciją, tačiau audito metu dažnai paaiškėja, kur apskaitos procesai silpni arba kur trūksta dokumentavimo.
NVO kontekste audito vertė dažnai matuojama pasitikėjimu. Kai organizacija dirba su donorais, rėmėjais, savivaldybe ar tarptautiniais projektais, audituotos ataskaitos tampa aiškiu signalu, kad finansinė drausmė realiai veikia. Tai ypač svarbu, jei organizacija ketina auginti biudžetą, samdyti daugiau darbuotojų, vykdyti pirkimus ar valdyti didesnį turtą.
- Lengviau atsakyti finansuotojams į klausimus apie lėšų panaudojimą ir kontrolę.
- Grečiau pastebėti apskaitos ir vidaus kontrolės spragas, kol jos netapo problema.
- Sustiprinti reputaciją ir patikimumą partnerių bei visuomenės akyse.
Kaip pasiruošti auditui
Geras auditas prasideda dar iki auditoriaus atvykimo. Kuo aiškesnė apskaita ir tvarkingesni dokumentai, tuo mažiau papildomų paklausimų, korekcijų ir vėlavimų. NVO dažniausios rizikos vietos yra paramos apskaita, projektinių lėšų atskyrimas, savanoriškos veiklos įvertinimas, mažos vertės pirkimų dokumentavimas ir aiškinamojo rašto atskleidimai.
Dokumentai ir praktiniai veiksmai, kurie sutaupo laiko
Prieš auditą verta pasiruošti vieną aiškų aplanką arba skaitmeninę struktūrą: banko išrašai, sutartys, sąskaitos, darbo užmokestis, paramos dokumentai, turto įsigijimai, projektų biudžetai ir ataskaitos. Taip pat padeda trumpas paaiškinimas, kaip NVO uždirba pajamas, kaip gauna finansavimą, kokie pagrindiniai procesai ir kas organizacijoje už ką atsakingas.
Jeigu organizacija turi kelis projektus, praktinis standartas yra aiškiai atskirti projektų sąnaudas ir pajamas, kad būtų matoma, kas finansuota iš konkretaus šaltinio. Jei yra parama natūra ar neatlygintinai gautos paslaugos, svarbu turėti pagrįstą įvertinimą ir dokumentus, kurie paaiškina, kaip nustatyta vertė.
Dar viena dažna klaida yra auditą prisiminti per vėlai. Auditoriai paprastai planuoja darbus sezoniškai, todėl kuo anksčiau suderinsite terminus, tuo didesnė tikimybė, kad auditas vyks sklandžiai ir išvada bus parengta laiku kartu su finansinėmis ataskaitomis.
Auditoriaus pasirinkimas ir bendradarbiavimas
Renkantis auditorį svarbiausia yra kompetencija, nepriklausomumas ir patirtis su pelno nesiekiančiais subjektais. Praktinis žingsnis, kuris padeda išvengti klaidų, yra pasitikrinti, ar auditorius turi galiojančią teisę vykdyti audito veiklą, pavyzdžiui, viešame auditorių sąraše. Tai ypač aktualu, jei organizacija pirmą kartą perka auditą arba gauna pasiūlymą iš mažiau žinomo paslaugų teikėjo.
Bendradarbiavimas paprastai prasideda sutartimi ir audito planu: susitariama dėl apimties, terminų, atsakingų asmenų ir informacijos pateikimo tvarkos. NVO pusei svarbu suprasti, kad auditorius pateiks klausimus ir prašys įrodymų, tačiau sprendimai dėl apskaitos politikos, dokumentų parengimo ir ataskaitų teisingumo vis tiek išlieka organizacijos vadovybės atsakomybė.
Jei audito metu nustatomos klaidos, geriausia praktika yra jas taisyti nedelsiant ir fiksuoti, kas pakeista. Taip ne tik greičiau gausite audito išvadą, bet ir sukursite vidinę rutiną, kuri palengvins atskaitomybę kitais metais.